Stage particulier au service des périodiques

Comment résumer mon stage en une seule photo ? 

Photo prise par Salomé SPINELLA

Sur cette photo, nous pouvons voir mon ordinateur portable qui a été mon unique outil de travail durant ce stage du 2 juin au 23 Juillet 2020. Non, je n’ai pas pu être présente à la médiathèque à cause de la situation sanitaire du Covid-19. 

« Mais comment faites-vous pour travaillez ? » me direz-vous…

C’est une bonne question…. A savoir qu’un bibliothécaire / documentaliste doit avoir les ouvrages ou revues en main pour travailler. Et bien, bonne nouvelle ! Il est très possible, à l’ère numérique, de travailler à distance. De plus, je ne suis pas la seule à rester à domicile…. Ma tutrice de stage n’a pas pu être présente à la médiathèque…. Grâce à la générosité de l’équipe (que nous remercions encore), nous avons pu avoir les scans des numéros des revues nécessaires à notre travail. 

L’objet de mon stage si particulier est donc la gestion des périodiques de la médiathèque à distance et à l’aveugle (c’est à dire sans aller dans les rayons et sans le document en main). La médiathèque détient des fonds spécialisés sur la culture arabo-musulmane. 

Même à distance, j’ai pu mener à bien l’essentiel des missions qui m’ont été fixées par la responsable de stage : bulletinage des nouveaux numéros, mise en relation avec Ebsco (marché des périodiques) et les maisons d’édition, valorisation des collections du service des périodiques à partir de ce blog. 

Je souhaite vous expliquer plus en détail ma principale mission, c’est l’exemplarisation (création d’un exemplaire en se localisant sous la notice bibliographique correspondant au titre de revue possédé par la bibliothèque) dans le catalogue du Sudoc  (Système Universitaire de Documentation) via l’outil Colodus

SIGB Koha et application Colodus 

Depuis septembre 2019, toutes les revues de la médiathèque ont migré du SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèque) Flora vers le SIGB Koha de l’université d’ Aix-Marseille et beaucoup de revues sont en attente de localisation dans le catalogue du Sudoc. Le travail d’un bibliothécaire / documentaliste est de faire en sorte que ces revues soient localisées dans le Sudoc afin de donner à l’ensemble des lecteurs, une information valide et à jour concernant les collections de la médiathèque.

C’est quand même un travail à l’aveugle car je ne pouvais pas vérifier physiquement l’état de collection des revues dans le magasin de la médiathèque. Alors pour mener à bien cette mission d’exemplarisation, voici comment j’ai procédé :  j’ai constitué, dans un fichier Excel, une liste des revues à traiter avec leur titre et leur cote (Ensemble de symboles, lettres ou chiffres, servant à désigner la place du document sur les rayonnages).

Je vais prendre l’exemple de la revue Études de droit libanais (Cote P-1224). Je recherche sa notice sur le SIGB Koha pour noter sur le fichier Excel l’état de collection que nous pourrons vérifier lors du retour à un fonctionnement normal de la médiathèque de la M.M.S.H. J’utilise l’ ISSN (Numéro normalisé qui identifie sur le plan international chaque titre de publications en série) s’il y en a. Sinon je recherche aussi la revue dans le Sudoc par son titre (je dois juste faire attention à ce que les informations correspondent bien) et s’il y a bien une notice, je note le PPN (numéro d’identification unique d’une notice dans le SUDOC). 

Avec un ISSN ou un PPN (037500236), je recherche dans l’application Colodus  la notice correspondante à la revue Études de droit libanais et je complète le formulaire « Gérer mes exemplaires ». Si nous avons l’abonnement en cours, la collection est dite « ouverte » sinon elle est « fermée ». Je rajoute la cote et l’état de collection de la revue que j’ai prélevés sur Koha et je valide le formulaire. Ce que j’ai fait est immédiatement visible dans le catalogue du Sudoc avec la localisation dans les collections de la médiathèque. 

Je retourne sur le catalogue d’AMU sur Koha pour modifier la notice en mettant le PPN correspondant et le nouvel état de collection établie grâce à Colodus (no. 2, 1965). Comme nous sommes dans une situation exceptionnelle, j’ai mis le commentaire « Notice confinement » afin de vérifier l’état de collection sur les rayons une fois que nous serons revenus à un fonctionnement normal à la médiathèque. 

Malgré l’absence physique des revues, il est très possible de faire ce travail d’exemplarisation à distance. Mon stage m’a permis de comprendre le fonctionnement du SIGB Koha, du catalogue du Sudoc et de la gestion des exemplaires avec l’application professionnelle Colodus. 

Pour conclure, je tiens à remercier encore une fois ma tutrice de stage et l’équipe de la médiathèque grâce à qui mon stage s’est bien passé.


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