Mon stage pas comme les autres au service des périodiques

COVID oblige mon stage de Master 1 au service des périodiques de la médiathèque de la MMSH n’a pas été un stage ordinaire.

En effet, à cause de la crise sanitaire qui continue à toucher notre pays en ce mois de février 2021, mon stage a dû se dérouler en partie en télétravail. C’est cette nouvelle manière de travailler, à distance, associée à la façon plus traditionnelle, en présentiel, que j’ai souhaité représenter par le montage photo ci-dessus illustrant, à gauche, le bureau de ma tutrice de stage Nathalie Cotelle, à partir duquel j’ai travaillé lorsque j’étais à la MMSH et à droite, le mien avec mon ordinateur personnel à mon domicile.

Cela dit, au vu de la situation je me considère tout de même chanceuse d’avoir eu la possibilité de me rendre deux matinées par semaine à la médiathèque. Salomé Spinella, stagiaire qui m’a précédé dans ce service explique dans son billet qu’elle n’a malheureusement pas eu cette chance et avait, l’année précédente, été obligée de travailler entièrement en distanciel.

Ces quelques matinées passées aux cotés de ma tutrice nous ont entre autres permis de préparer les missions que j’ai pu réaliser chez moi, à partir d’outils en ligne tels que Colodus, application servant à l’exemplarisation dans le catalogue du Sudoc (Système Universitaire de Documentation) mais également Koha, qui est le système utilisé par la MMSH afin gérer les notices des documents (bulletinage, retouche de notices, prêts, informations diverses).

Loin d’avoir été un simple stage d’observation, ce dernier m’a offert la possibilité d’entrer dans le monde des périodiques et de me faire une véritable idée du métier de bibliothécaire / documentaliste au travers de nombreuses missions que j’ai pu réaliser moi-même sous la supervision de Nathalie Cotelle.

Voici les missions que j’ai pu faire pendant ce mois de stage : réflexion sur la pertinence d’un nouvel abonnement, demande de devis, commande, bulletinage des numéros réceptionnés, création et dérivation de notices, état de collection dans le magasin, exemplarisation, demande d’ISSN (Numéro international d’identification des publications via application Cidémis), équipement des périodiques, valorisation avec rédaction de deux billets sur ce carnet (Studi Emigrazione et B’Tselem).

Je ne pourrais par expliquer dans les détails ce en quoi toutes ces missions consistent sous peine de devoir écrire bien plus qu’un seul billet, mais je vais tout de même m’attarder un peu plus longuement sur le traitement d’une revue en particulier qui m’a occupé quasiment toute la durée de mon stage. Il s’agit de la revue B’Tselem.

Sachant que j’étudie l’hébreu, Nathalie Cotelle m’a donné pour mission de traiter cette revue israélienne sur la défense des droits de l’Homme dans les territoires occupés que la médiathèque avait reçu en don de la part d’un journaliste et ambassadeur français, Éric Rouleau.

Pour commencer, j’ai classé les revues en 5 séries différentes selon leur ISSN puis j’ai fait l’état de collection, c’est à dire que j’ai identifié chaque numéro et année de chaque publication que possédait le service des périodiques. J’ai ensuite attribué une cote à chaque série allant de P-2163 à P-2167 et équipé les revues du tampon de la MMSH, d’un antivol et écrit les cotes sur chaque numéro. Nous avons ainsi pu les ranger dans des boîtes que nous avons posées sur les rayonnages du magasin. Boîtes et rayons que l’on a également étiquetés avec les cotes correspondantes.

Mon travail a ensuite consisté à mettre à jour les notices qui existaient déjà ou que l’on a pu dériver – la dérivation d’une notice consiste à importer dans le catalogue Sudoc une notice présente dans le catalogue d’une autre bibliothèque du monde. Pour ce faire, j’ai utilisé le logiciel WinIBW sur lequel les notices bibliographiques sont présentées selon le format Unimarc qui se compose de champs numérotés correspondant à différents types d’information (ISSN, titre, sous titre, date de publication, lien vers d’autres notices …). Ce langage codé permet une meilleure interopérabilité, c’est à dire  une meilleure compréhension entre tous les systèmes de gestion informatisés permettant ainsi l’échange de notices entre eux.

Nous avons donc élaboré des notices les plus complètes possible : titre en hébreu et en translittération, lien vers les autres notices, lien vers le site internet de l’association éditrice, langue mais aussi indexation RAMEAU (langage utilisé dans les notices des documents afin de les classer par discipline et de faciliter leur accès par sujet). Ce ne fut pas le travail d’une seule journée mais bien de plusieurs, au fur et à mesure que ma tutrice pensait à de nouvelles informations à ajouter.

Une fois les notices enregistrées sur WinIBW, j’ai fait l’état de collection sur Colodus en indiquant les différents numéros ainsi que la cote. Après que les notices aient migré dans Koha, je les ai complétées en ajoutant la cote, l’état de collection, le RCR (numéro d’identification des établissement identifiés dans le Sudoc) et un exemplaire si cela était nécessaire afin de préciser que les revues se trouvent dans la salle des périodiques et qu’elles sont exclues du prêt.

Au fil du traitement de cette revue, Nathalie Cotelle s’est aperçue qu’un des ISSN était faux. Il a donc fallut faire une demande de création d’ISSN sur l’application CIDEMIS (Circuit dématérialisé des Demandes ISSN) afin d’en obtenir un correct. Si un nouvel ISSN est attribué, la notice sera automatiquement mise à jour et l’origine de la notice sera alors ISSN qui en prendra possession et qui pourra y apporter des modifications.

Pour finir, j’ai également fait de la valorisation pour donner plus de visibilité à cette collection en écrivant un billet sur ce carnet sur lequel j’ai présenté la revue, l’association qui l’édite et les sujets qu’elle aborde.

Au cours de ces quatre semaines de stage, que ce soit à la MMSH ou à distance, j’ai pu découvrir la profession de bibliothécaire / documentaliste, appréhender les différents outils de gestion indispensables mais surtout comprendre l’importance de la collaboration entre les établissements afin de garantir leur bon fonctionnement qui ne pourrait être aussi bien assuré s’ils étaient seuls et isolés.

J’aimerai enfin, remercier grandement ma tutrice de stage Nathalie Cotelle mais également l’ensemble du personnel de la médiathèque pour leur accueil et leur temps et grâce à qui j’ai vécu une très bonne expérience professionnelle.


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