Stage : récolement du fonds de la médiathèque

Dans le cadre du Master 1 « Métiers des archives et des bibliothèques. Médiation de l’Histoire et humanités numériques », près de quatre semaines de stage sont imposées par la formation et notamment auprès de la médiathèque de la Maison Méditerranéenne des Sciences de l’Homme (MMSH). J’ai ainsi été au cœur du processus de récolement, une opération qui a pour but de vérifier l’intégrité des collections d’une bibliothèque, d’un centre d’archives ou d’un musée1. Cette dernière consiste à contrôler la présence effective des documents en comparant le fonds réellement présent, avec le fonds théorique indiqué par le registre d’inventaire ou le catalogue topographique (papier ou informatique)2. Jusqu’à présent l’équipe de la médiathèque n’avait pas entrepris une telle opération chronophage qui requiert un investissement important de l’équipe.

L’intégration du fonds dans le catalogue du SUDOC a nécessité plusieurs années de négociation. En effet plusieurs obstacles s’y opposaient : entre autres le coût financier de l’abonnement au réseau, le caractère obligatoire de la translittération des données en arabe, les spécificités de traitement de leur notice, etc… Ces facteurs risquaient de remettre en cause l’intérêt et le statut des fonds de cette médiathèque de recherche spécialisée3. Ainsi, pour faire connaître de façon beaucoup plus large les richesses documentaires que la MMSH possède, il était important de faire intégrer le catalogue de leur bibliothèque au SUDOC. Partenaires de la MMSH, L’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES)4 et le Service commun de documentation (SCD) de l’Université d’Aix-Marseille, se sont donc attelés, au côté de la médiathèque, à résoudre ces questions, afin que la médiathèque puisse participer au réseau sans pour autant perdre sa spécificité de bibliothèque de recherche spécialisée. Un protocole d’association entre le SCD et la MMSH a pu être signé début 2018. Le travail technique de préparation a continué durant cette même année, en vue d’une intégration au SUDOC, en même temps qu’au catalogue du SCD début 2019.

En vue de mettre à jour le catalogue de la médiathèque, maintenant intégré au catalogue Koha5 de l’université, un projet de récolement est proposé par le SCD. L’outil utilisé pour effectuer le récolement est un module qui permet de traiter un fichier de code-barres en le comparant aux code-barres présents dans la base de données. Les codes-barres sont scannés sur un fichier numérique (sous format txt) via une tablette6 accompagnée d’une douchette. Le récolement s’effectue à un moment où la médiathèque a densifié son espace de stockage, organisé en trois zones sur 1700 m linéaire.

Pour mener à bien ce travail, deux réunions entre l’équipe du département d’ingénierie documentaire du SCD et celle de la médiathèque (composée notamment de Christian Champaloux, responsable de l’opération et moi-même) se sont succédées. La première a eu lieu le 5 janvier 2021, les membres du SCD nous ont expliqué la méthode à suivre dans la procédure du récolement. La seconde réunion a été organisée après le bipage de tous les codes-barres des livres de la salle lecture de la médiathèque, le 12 février, afin de nous faire part de la suite du processus qui consistait à vérifier les informations dans la base de données.

Plutôt que de diviser le travail de traitement de 5000 références en 5000 références, l’équipe a préféré organiser le récolement pour la salle de lecture par indice Dewey ou aires culturelles, ce qui lui permettait de mieux interpréter les corrections et de gagner du temps. Le fichier texte est ensuite converti en Comma-separated values (CSV) lisible en tableur. Au sein de ce tableur deux fonctions conditionnelles ont été ajoutées automatisant la vérification des codes barre : cela a permis de calculer le nombre d’erreur et de les afficher en couleur (rouge). Si un code barre est inférieur ou supérieur à 10 caractères, l’erreur est détectée. Une fonction conditionnelle affiche le nombre d’erreur et les visualise en rouge.

Cinq types d’erreurs sont constatées :

• La douchette ne fonctionne pas convenablement,
• la lecture du code est vieillissante,
• l’ISBN7 est bipé par erreur à la place du code barre,
• le filmolux8 a interrompu la lecture du code barre,
• un double retour de paragraphe qui entraine la création d’un espace dans la lecture des codes barre.

Ces cinq éléments doivent faire l’objet d’une vigilance accrue pour les prochaines campagnes de récolement. Après la lecture des codes barre, un deuxième fichier Excel a été créé qui répertoriait l’inventaire par date, par type de cote, par les bornes entrantes et fermantes9 correspondant à la cote du livre. Il faut que les bornes entrantes et fermantes aient le même nombre de caractères.

Chaque bibliothèque assume des taches de renseignement et d’orientation du public. C’est même la fonction principale d’une bibliothèque. C’est pour cela qu’il est très important de réaliser au moins tous les deux ans un récolement du fonds pour corriger le catalogue et pouvoir donner une information fiable au lecteur. Cette activité permet de repérer les documents disparus ou en mauvais état, les usuels périmés et les domaines documentaires méritant d’être réassortis et enrichie et également de dresser le bilan de l’intégrité et de l’état de conservation des collections. Concernant la MMSH, en fin de processus, il faudrait s’assurer que les données KOHA soient les mêmes que celles indiquées dans le SUDOC. Toutes les modifications sur les données d’exemplaires dans KOHA devront être reportées au sein de ce dernier. Si un exemplaire est supprimé, pour donner suite à l’inventaire, il faudra supprimer sa localisation dans le SUDOC. Cette activité favorisera un recensement des collections de qualité pour permettre aux usagers de trouver les documents qu’ils recherchent. Elle permettra une mise en valeur des documents qui s’accompagne d’une signalétique et d’un mobilier adapté10. Enfin, elle peut permettre de mettre en valeur les fonds spécifiques à l’occasion d’évènement particulier.

Récolement à la médiathèque de la MMSH par Bertille Alloh, Justine Usseglio

Illustration mise en avant : Photo de Bertille Alloh – CC BY-NC-ND 4.0

1. ESNAULT, Nathalie, PROST, Élisabeth, « II. État des lieux », In :  Déménager une bibliothèque, sous la direction de Prost Élisabeth, Esnault Nathalie. Paris, Éditions du Cercle de la Librairie, « Bibliothèques », 2003, p. 37-60. Consulté le 09 juin 2021. URL : https://www-cairn-info.lama.univ-amu.fr/demenager-une-bibliotheque–9782765408642-page-37.htm [↩]
2. DUBOIS, Olivier, DISDIER, Evelyne, GINOUVES, Véronique, MOUKHLISSE, Hassan, « La médiathèque de la MMSH : une documentation pour la recherche », In : Arabesques, 89, 2018, (en ligne). Consulté le 09 juin 2021. URL : https://publications-prairial.fr/arabesques/index.php?id=270 [↩]
3. DUBOIS, Olivier, « Intégration du catalogue de la bibliothèque au SUDOC et au catalogue de l’Université ACTE I », In : Médiathèque & Méditerranée, médiathèque de la MMSH, 7 mai 2019, (en ligne). Consulté le 09 juin 2021. URL : https://mediatec.hypotheses.org/7920 [↩]
4. ABES : service numérique proposé aux professionnels de la documentation [↩]
5. SIGB libre et open source utilisés par les bibliothèques en France et à l’international [↩]
6. Tablette : appareil numérique tactile ayant des fonctions analogues à celles d’un ordinateur. [↩]
7. ISBN : International Standard Book Number, numéro attribué à un ouvrage de façon à ce qu’il soit identifiable à l’international [↩]
8. Filmolux : film adhésif permettant de couvrir livres, CD, cassettes … [↩]
9. Bornes entrantes, bornes fermantes : plage de numéro de côte divisé afin de mettre en œuvre le travail [↩]
10. DE MIRIBEL, Marielle, « La signalétique en bibliothèque », In : Bulletin des bibliothèques de France (BBF), 1998, n° 4, p. 84-95, (en ligne). Consulté le 09 juin 2021. URL : https://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1998-04-0084-012
    En ligne : https://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1998-04-0084-012 ISSN 1292-8399 [↩]

Anoh Owoh Bertille Alloh

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