Le traitement du fonds de revues corses : un stage à la médiathèque de la MMSH

Crédit photographique : Revues sur la Corse exposées à la Médiathèque de la MMSH, Licence (Ouverte/Open Licence Version 2.0, https://github.com/etalab/licence-ouverte), 2023
Crédit photographique : Revues sur la Corse exposées à la Médiathèque de la MMSH, Licence (Ouverte/Open Licence Version 2.0, https://github.com/etalab/licence-ouverte), 2023

Le Carnet de la Médiathèque SHS de la MMSH accueille régulièrement des textes rédigés par des étudiant·e·s de niveaux Master 1 et 2, stagiaires de filières d’enseignement spécialisés dans les métiers des bibliothèques et des archives travaillant sous le tutorat de membres de notre équipe, d’enseignant·e·s et de chercheur·e·s.

Actuellement en première année de Master métiers des archives et des bibliothèques, j’ai été amenée à rencontrer la responsable du service « périodiques » de la médiathèque de la MMSH en décembre 2022, Madame Nathalie COTELLE, qui m’a proposé de réaliser un stage en vue de traiter le fonds des revues corses. En effet, la médiathèque SHS de la MMSH (UAR3125), possède des collections patrimoniales qui portent sur la Corse et la Méditerranée. Une grande partie de ce fonds a été donnée par le Centre d’études corses.

La MMSH (UAR 3125) et le laboratoire LISA (Lieux, Identités, eSpaces et Activités) ont passé une convention de collaboration scientifique à travers leurs tutelles, l’Université de Corse Pasquale Paoli et Aix-Marseille Université (AMU) / le Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) dans le but de faciliter l’accès à ces ressources documentaires (livres, revues…) sur la Corse auprès de leurs publics respectifs.

Dans ce cadre, les fonds corses de la Médiathèque SHS de la MMSH seront prêtés à l’UMR LISA qui se chargera de la numérisation des supports et les déposera sur leur plateforme “Médiathèque Culturelle de la Corse et des Corses” (M3C) rendant les données librement accessibles.

La médiathèque de la MMSH est une bibliothèque associée au SCD (Service Commun de Documentation) AMU depuis janvier 2019. Elle a intégré le catalogue SUDOC (Système Universitaire de DOCumentation commun à toutes les bibliothèques universitaires de France et utilisé par d’autres établissements de recherche et d’enseignement et aussi des bibliothèques municipales ou des bibliothèques de musée). En décembre 2018, le fonds des ressources continues de la médiathèque de la MMSH a migré de l’ancien SIGB Flora vers le SIGB Koha mais il reste 1764 titres de revues de la médiathèque « en attente de localisation sudoc ». Une vingtaine des soixante-huit titres que j’ai traité étaient dans ce cas là.

Lors de mon stage, ma mission principale a consisté à lister toutes les revues corses disponibles à la médiathèque de la MMSH afin de fournir un listing complet au laboratoire mais j’ai aussi dû traiter le fonds afin de le valoriser. Le traitement d’un fonds de revues se fait en plusieurs étapes :

  • D’abord, j’ai recherché dans le catalogue Koha toutes les revues corses traitées et « en attente de localisation ». Ensuite j’ai fait le récolement (vérification de l’intégrité des collections de la médiathèque) des revues dont j’avais la cote et j’ai ainsi découvert dans le magasin des périodiques plusieurs titres non répertoriés dans le catalogue mais bien présents en rayon et déjà cotés.
  • Ensuite, avec le premier numéro de chaque revue, j’ai cherché dans le catalogue SUDOC leur notice afin de voir si elle possédait un numéro ISSN (Numéro international d’identification des publications). Celui-ci est parfois mentionné sur la revue mais nécessite une vérification car il peut être erroné. Si elle n’en possédait pas, je devais faire une demande de numérotation sur l’application Cidémis (Circuit dématérialisé des demandes ISSN) auprès de nos collègues-référents CR 66 Sudoc-PS. Cette demande ne se fait que si au moins cinq numéros de la revue sont présents dans le fonds documentaire. Sur le fonds corse, j’ai effectué six demandes de numérotation (par exemple pour la revue Almanaccu Adecec).
  • La troisième étape consistait à retrouver la notice d’une revue dans le catalogue SUDOC. Si ce n’était pas le cas, et avant d’en créer une sur le logiciel de catalogage partagé de l’ABES WinIBW, je recherchait la notice correspondante dans le catalogue de la Bibliothèque nationale de France. De plus, un enseignant-chercheur m’a demandé d’effectuer une étude comparative entre les titres détenus par la médiathèque et ceux présents dans ce catalogue national. En effet, la BnF étant dépôt légal, les éditeurs sont tenus de déposer chaque numéro d’une revue auprès d’elle et donc celle-ci établit une notice pour tous les documents déposés. A plusieurs reprises, il m’est arrivé de constater l’absence de notice, dans ce cas je complétais mes recherches dans le catalogue international Worldcat. Cependant, pour trois titres de revues la médiathèque est la seule en France à les posséder (par exemple la revue Primure), et, sur plus de onze de titres vérifiés, nous détenons une collection plus complète que la BnF (par exemple la revue Levante info).
  • Via WinIBW, qui permet aux bibliothèques de signaler leurs documents dans le SUDOC en mutualisant leur travail, j’ai dérivé les notices des autres catalogues, créé ou modifié des notices préexistantes. Ces dernières sont présentées sous le format Unimarc qui se compose de champs numérotés correspondant à différents types d’informations (ISSN, titre, date de publication, auteur/éditeur…) pour une meilleure interopérabilité. Certains champs nécessitent une demande de correction auprès de nos référents CR 66 sur l’application Cidémis telle que la première date de publication (ce que j’ai fait pour trois revues). J’ai créé trois notices de revues, notamment pour la revue Kallisté la Marseillaise que la médiathèque de la MMSH est la seule à posséder en France, et j’en ai modifié cinquante-quatre principalement sur les champs de l’indexation (sujet/géographie/type de support). Pour trouver les bons mots clés, je me reportais au site IdRef (Identifiants et Référentiels pour l’enseignement supérieur et la recherche). De même, pour trouver le nom d’une collectivité ou d’une personne. Si ces dernières n’existaient pas, je devais créer des notices d’éditeur ou d’auteur (environ douze notices).
  • Enfin, à partir du PPN (numéro d’identification unique d’une notice dans le Sudoc) ou de l’ISSN, je mettais à jour l’état de collection sur l’application web Colodus et ainsi localiser la médiathèque de la MMSH. Puis, j’allais sur Koha afin de vérifier que les notices présentes possédaient bien un PPN, sinon je le rajoutais. Je m’assurais également que l’ancienne notice avait bien été écrasée dans la nuit par la notice modifiée sur WinIBW. La dernière étape consistait à vérifier dans le catalogue Koha le lieu de dépôt et le type de prêt de chaque titre de revue.

Les difficultés rencontrées :

De quarante-quatre titres de revues que nous pensions traiter, nous sommes passés à soixante-huit (elles ont toutes été rassemblées dans une liste publique Revues corses sur le catalogue des BU d’AMU). Certaines recherches sur le catalogue n’aboutissaient pas car les revues n’étaient parfois titrées qu’en langue corse (par exemple la revue Greghje e rughjoni) ou ne portaient nulle mention de la Corse et n’avaient pas de mot clef Rameau. D’autres revues portaient une cote qui n’avait pas été inscrite dans le catalogue et qui n’avaient donc aucune existence dans le système (par exemple la revue Agreste Corse présente sous la cote P-511). Tout ceci a nécessité de fouiller dans les rayonnages pour les trouver.

Nous avons aussi fait face à une quantité importante de doublons dans les collections notamment Le petit bastiais et Economie corse (celle-ci était présente sous deux cotes différentes en plusieurs exemplaires dont une seule était renseignée dans Koha). Nous avons ainsi pu désherber les numéros et libérer un espace précieux dans le magasin des périodiques. A noter que la médiathèque essaie au maximum d’en faire don à d’autres bibliothèques pour compléter leurs collections.

Au cours de ces quatre semaines de stage, j’ai pu découvrir le métier de bibliothécaire/documentaliste et appréhender différents outils informatiques indispensables pour la gestion d’une bibliothèque. J’ai pratiqué la totalité de la chaîne documentaire. Grâce à mon travail, le fonds des revues corses est bien référencé, toutes les notices sont complètes, indexées et les états de collections sont corrects.

Je ne m’étais jamais doutée de la complexité des tâches en amont pour qu’un document soit bien référencé dans un catalogue lorsque, en tant qu’étudiante, je cherchais des ouvrages sur le site des BU. Pour tout cela, j’aimerais remercier grandement ma tutrice de stage madame Nathalie COTELLE ainsi que l’ensemble du personnel de la médiathèque grâce à qui j’ai vécu une très belle expérience professionnelle.


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