Intégration du catalogue de la bibliothèque au SUDOC et au catalogue de l’Université. ACTE I

Début 2019, nous avons lancé l’intégration de l’ensemble du catalogue de notre bibliothèque au SUDOC et au catalogue Koha de l’Université d’Aix-Marseille. Jusqu’alors, seule une partie de nos périodiques y était signalée.

Le Système universitaire de documentation, autrement dit SUDOC , est un catalogue collectif géré par l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur. Il regroupe une grande partie des bibliothèques et centres de documentation de l’enseignement supérieur et de la recherche en France. On y trouve 13 millions de notices avec leur localisation. Ce périmètre est encore élargi par les quelques 1500 centres documentaires qui participent à ce catalogue uniquement pour leurs périodiques (ce qui était le cas pour la MMSH). Enfin le SUDOC signale désormais toutes les thèses produites en France.

La médiathèque de la MMSH possède un fonds très spécialisé sur les sciences humaines appliquées à la Méditerranée. Ses quatre secteurs englobent 160 000 volumes d’ouvrages (monographies, mémoires et thèses, littérature grise, etc.) dont 50 000 en arabe ; presque 5000 titres de périodiques ; 8000 heures de ressources sonores à la phonothèque ; 120 000 photos, cartes et autres supports à l’iconothèque ; plusieurs dizaines de fonds d’archives de chercheurs sur nos domaines ; et enfin un site de ressources numériques produites par ou déposées à la médiathèque (e-médiathèque).

L’intégration du catalogue de notre bibliothèque au SUDOC était un projet envisagé depuis longtemps, en particulier pour faire connaître de façon beaucoup plus large les richesses que nous possédons. Différents obstacles s’y opposaient, entre autres le coût financier de l’abonnement au réseau, le caractère obligatoire de la translittération des données en arabe, les spécificités de traitement de nos notices, etc., toutes choses qui risquaient de mettre en cause les bases mêmes de l’intérêt de notre fonds.

L’ABES, le Service commun de documentation (SCD) de l’Université d’Aix-Marseille et la MMSH se sont donc attelés à résoudre ces questions, de façon que nous puissions participer au réseau sans pour autant perdre nos spécificités de bibliothèque de recherche spécialisée. Un protocole d’association entre le SCD et la MMSH a pu être signé début 2018 et le travail technique de préparation a continué durant l’année en vue d’une intégration au SUDOC en même temps qu’au catalogue du SCD début 2019.

Pour les périodiques, une procédure spéciale a été mise en place puisqu’une partie d’entre eux (plus de 1200) étaient déjà présents dans le SUDOC-PS. Il s’est agi d’intégrer les autres titres (données bibliographiques mais également états de collection, abonnement éventuel, etc.) au catalogue du SCD avec la perspective qu’ils soient progressivement signalés dans le SUDOC.

Pour les ouvrages, nous avons fourni début janvier 2019 à nos interlocuteurs du SCD et de l’ABES des fichiers d’export de tous les exemplaires que nous avons en bibliothèque. Des procédures automatiques vont comparer ces fichiers à la base de données du SUDOC pour, dans un premier temps, identifier les titres qui y sont déjà présents et leur attribuer la mention que nous en possédons un exemplaire.

La première phase de ce travail s’est faite à partir du code international unique de chaque livre (l’ISBN ou International standard book number). Grâce à cette procédure, 30 000 volumes de notre fonds ont été « exemplarisés ».

L’acte 2 consistera à comparer les notices restantes en fonction du critère « date-auteur-titre » : les ouvrages ayant la même date de publication, le même titre et le même auteur sont identiques. D’après les premières estimations, nous devrions également pouvoir exemplariser ainsi de 30 à 40 000 ouvrages.

L’acte 3 de l’opération sera ensuite d’intégrer directement au SUDOC toutes nos notices n’ayant pu être exemplarisées lors des phases précédentes (à la condition expresse qu’elles répondent aux normes obligatoires de création d’une notice dans le SUDOC).

Enfin, le dernier acte consistera bien sûr à travailler sur les notices n’ayant pu être intégrées lors des 3 premiers : notre catalogue a plus de 30 ans, certaines notices ne peuvent donc certainement pas être alignées sur les normes actuelles. Il faudra diagnostiquer ces différences et prévoir leur traitement pour que l’intégration puisse se faire.

Mais il ne s’agit là que d’une des facettes de l’opération : en effet le principe du SUDOC est que l’on travaille dans le catalogue partagé et qu’ensuite les données « redescendent » dans les catalogues locaux (pour nous, celui du SCD) où toutes les informations de cote, localisation, disponibilité, etc., sont ajoutées. C’est ainsi que notre fonds va progressivement être intégré au catalogue du SCD au même rythme qu’à celui du SUDOC.

A la date d’envoi de nos données, nous avons également commencé à cataloguer nos nouvelles entrées dans le SUDOC et à intégrer les données d’exemplaire dans Koha, le catalogue du SCD. Malgré cela, dans le même temps et jusqu’à la fin des opérations de migration, nous travaillons dans le catalogue de la médiathèque pour qu’il reste en état de marche et complet. C’est ainsi que nous assurons la cohérence de la base de données qui nous permet de gérer sans à-coups la circulation (prêt et retour des documents), les nouvelles acquisitions ainsi que toutes les opérations d’ensemble que nous sommes appelés à effectuer (recherches, extractions de données, dons et échanges, travail  avec les centres de recherche, etc.)

Pour que toutes ces opérations se passent au mieux, la participation de l’ensemble de l’équipe sur différents types d’interventions a été nécessaire : dédoublonnage de certains fonds, traitement d’ensembles spécifiques pour les rendre cohérents et compatibles avec les règles du SUDOC, mise à jour de données bibliographiques ou d’état de collections de périodiques, … L’équipe a eu également à se former à l’utilisation de son double nouvel environnement professionnel. Il faut noter de même l’investissement sans faille de l’équipe du SCD qui suit notre opération.

Dans un contexte de mutation extrêmement rapide du métier de bibliothécaire/documentaliste (environnement, normes, outils professionnels, …), on s’assure ainsi d’être partie prenante d’une dynamique d’envergure nationale (et internationale) tout en désenclavant un fonds qui mérite sans aucun doute d’être mieux connu.

Image mise en avant : photo de Eric Castro

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