Immersion documentaire au service des périodiques de la médiathèque

J’ai eu l’opportunité d’effectuer un stage au service des périodiques à la médiathèque de la MMSH dans le cadre du master 1 : Métiers des archives, bibliothèques médiation de l’histoire et humanités numériques de l’université Aix-Marseille. Le contexte de ce stage est particulier puisqu’il intervient alors que la médiathèque maintenant associée au SCD AMU, intégre le SUDOC et le catalogue (Koha) de l’université AMU. Cette opération nécessite la formation du personnel à ce nouveau système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) et aussi au logiciel de catalogage WinIBW.

L’écriture de ce billet est aussi l’occasion de revenir sur l’importance des réseaux et les évolutions des métiers de la documentation.

Une documentation originale

La médiathèque conserve des fonds très spécialisés sur les civilisations de la Méditerranée et plus particulièrement le monde arabo-musulman. Elle possède près de 160 000 titres en plusieurs langues dont 34 000 en arabe. La connaissance de cette langue est un véritable atout pour le traitement des périodiques. Dans le cas contraire, la barrière de la langue peut poser de nombreux problèmes. De ce fait, le travail du documentaliste repose sur la collaboration avec le personnel arabisant.

Les ressources continues sont complexes car la vie d’une revue est pleine de rebondissements. Certaines ressources peuvent changer de titre, de périodicité ou d’éditeur. Cette particularité rend le travail intéressant car les pratiques du métier évoluent constamment. De plus, le mode de consultation des revues change également. Elles sont de plus en plus accessibles en numérique. Il est possible que certaines revues soient soumises à des restrictions d’accès ou peuvent être en accès libre.

Le secteur des périodiques de la médiathèque bénéficie du plus gros budget du service (25 000€ en 2019). En effet le coût des abonnements papiers et électroniques est très important. La majorité des commandes est passée par l’intermédiaire d’EBSCO qui détient le marché pour les ressources continues. Ce dernier tient à peu près le monopole de la vente des abonnements. Les prix sont difficilement négociables car les offres fonctionnent souvent par bouquets d’offres numériques et papiers dont les prix ont tendance à augmenter. Chaque année le renouvellement des abonnements suppose donc une sélection des ressources les plus pertinentes.

 

Bulletinage

J’ai débuté mes journées par la vérification du courrier. L’objectif est de bulletiner les nouveaux numéros en indiquant leur réception dans le SIGB Koha. Lorsque certaines revues arrivent en retard, on utilise l’application professionnelle EBSCO.net. On peut solder les réclamations ou demander des numéros en retard.  Le bulletinage est une activité très importante car elle permet d’indiquer sur le catalogue local les derniers numéros arrivés. Elle est spécifique au traitement des ressources continues.

 

Réservoirs et catalogues

J’ai pu mieux comprendre le circuit des notices bibliographiques entre les différents catalogues. Les notices sont d’abord saisies dans le SUDOC (Service universitaire de documentation) grâce au logiciel WinIBW, le lendemain ces notices sont versées dans le catalogue Koha du SCD d’AMU.

Ce catalogue national partagé a été créé en 1994 par l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES). Le SUDOC sert à signaler et à localiser les documents. Sur la notice d’une revue est mentionnée toutes les bibliothèques inscrites dans le SUDOC qui disposent du document. Signaler les collections dans le catalogue national du SUDOC et celui de l’AMU permet d’améliorer leur visibilité.

Le service des périodiques a commencé à travailler en collaboration avec le SUDOC-PS bien avant d’entrer dans le SUDOC. En ce qui concerne le signalement des ressources continues, le SUDOC-PS est en charge du « contrôle bibliographique sur les publications en série » ((bibliographie: ABES « SUDOC-PS consulté le 06/06/19 URL: http://www.abes.fr/Sudoc/Reseau-Sudoc-PS-Publications-en-Serie). Cet organisme encadre et forme les personnels des services des périodiques. Une de ses missions principales est de favoriser le signalement des ressources continues.

 

Récolements, dons et réseaux

Le récolement est une activité qui s’effectue sur plusieurs années.  Il s’agit de vérifier les états de collection en magasin et de faire de la place dans les rayonnages en enlevant les doublons. Si après vérification en magasin l’état de collection d’une revue sur le catalogue est incorrect on utilise l’application professionnelle Colodus pour la mettre à jour. Développée par l’ABES, elle permet de gérer les exemplaires et d’indiquer les états de collections dans le Sudoc. Il faut ensuite mettre à jour l’état de collection sur Koha. Pour cela on modifie la notice et on entre le nouvel état de collection.

Quand on trouve des numéros doublons, on peux les proposer en dons à d’autres bibliothèques. Pour cela, on utilise plusieurs listes de diffusions comme les Corist ou Euroback. La pratique des dons peut aussi s’effectuer à l’échelle internationale. En contrepartie la bibliothèque qui bénéficie du don envoie ses doublons à la médiathèque ou des coupons IFLA. Cette politique d’échanges permet aux institutions d’enrichir leurs collections et d’entretenir un réseau de professionnel de la documentation.

Il m’est arrivé durant le stage d »effectuer d’autres missions : assister les usagers dans leurs recherches documentaires et découvrir le catalogage des monographies. Ces activités soulignent des problématiques car il est parfois très compliqué de retrouver un article à partir d’une référence. De plus concernant le catalogage, on peut noter la difficulté de s’adapter aux nouveaux outils de gestion des ressources.

 

Le traitement de la revue Al-Ard

 

Couverture de la revue

Pour expliquer le processus de création de notice, j’utilise l’exemple de la revue en langue arabe Al-Ard. La MMSH est la seule bibliothèque possédant ce titre.  Elle n’existait donc pas dans le catalogue du Sudoc. Il a fallu dans un premier temps dériver la notice de la base internationale Worldcat pour la rentrer dans le catalogue partagé SUDOC. Nous nous sommes servis du logiciel de catalogage de l’ABES, WinIBW. L’utilisation de cet outil requiert des connaissances spécifiques aux métiers de la documentation. En effet le remplissage de la notice s’effectue en format UNIMARC.

Après la dérivation, le format de Worldcat a dû être modifié. En effet, Worldcat est en format OCLC alors que les notices du Sudoc sont en format UNIMARC. Il s’agissait entre autres de rajouter les champs 181, 182 et 183. Le catalogage d’une revue en arabe nécessite une translittération. Cette dernière est à indiquer dans les champs répétables comme le 200 pour le titre, le 210 pour l’éditeur et le 710 pour l’auteur.

Quand l’état de collection est rentré dans Colodus, le résultat s’affiche dans le Sudoc dans le champs 955.

Il a fallu également demander une numérotation ISSN , c’est obligatoire si la bibliothèque dispose de plus de 5 numéros de la revue) sur l’application Cidémis. Cette dernière prend en charge les demandes. Le statut de demande d’ISSN est indiqué dans la notice dans le champs 301.

Lorsque le revue est exemplarisée les champs A97, A98 et A99 sont créés automatiquement.

Concrètement la notice bibliographique de cette revue en format UNIMARC dans WinIBW se présente comme ci-dessous

Création: 130012305:17-05-19 Modifié: 130012305:17-06-19 14:28:38 Statut: 130012305:17-05-19

000 ‎$04

003 http://www.sudoc.fr/235890634

008 ‎$aAbr3

034 ‎$aOCoLC‎$01015473409

035 ##‎$aon1015473409

100 1#‎$a19XX

101 0#‎$aara

102 ##‎$aXX

104 ##‎$by‎$cy‎$e0‎$feng

110 ##‎$aa‎$bu‎$cu‎$e|‎$f0‎$gy‎$hy

181 ##‎$P01‎$ctxt

182 ##‎$P01‎$cn

183 ##‎$P01‎$anga

200 1#‎$601‎$7fa‎$a@الأرض

200 1#‎$601‎$7ba‎$aal-@Ard

210 ##‎$601‎$7fa‎$aدمشق‎$cمؤسسة الأرض للدراسات الفلسطينية

210 ##‎$601‎$7ba‎$aDamascus‎$cAl-Ard Institute for Palestine Studies

300 ##‎$aBulletin of al-Ard Institute for Palestine Studies

301 ##‎$aDemande de numérotation ISSN en cours (identifiant Cidemis : 112686)

302 ##‎$aArabic

326 ##‎$aFortnightly

517 ##‎$601‎$7ba‎$a@al-Ard

517 ##‎$601‎$7fa‎$a@الأرض

606 ##‎$3027483649Relations Juifs-Arabes‎$3040846709Périodiques‎$2rameau

710 02‎$601‎$7ba‎$a@Muʼassasat al-Arḍ lil-Dirāsāt al-Filasṭīnīyah‎$4070

710 02‎$601‎$7fa‎$a@مؤسسة الأرض للدراسات الفلسطينية‎$4070

801 #0‎$bDHA‎$gAACR2

801 #1‎$bDHA‎$gAACR2

801 #2‎$bOCLCO‎$gAACR2

e06 ‎$a17-05-19‎$bxF

930 ##‎$b130012305‎$aP-348‎$jf

955 41‎$d1‎$e1‎$a1973‎$n7‎$o12‎$k1980‎$0 ‎$d8‎$e1‎$a1980‎$n8‎$o10‎$k1981‎$0 ‎$d8‎$e20‎$a1981‎$0 ‎$d9‎$e13‎$a1982‎$0 ‎$d9‎$e18‎$a1982‎$n9‎$o19‎$k1982‎$0 ‎$d9‎$e22‎$a1982‎$0 ‎$d10‎$e23‎$a1983‎$0 ‎$d11‎$e1‎$a1983‎$0 ‎$d11‎$e24‎$a1984‎$n12‎$o4‎$k1984‎$0 ‎$d12‎$e16‎$a1985‎$0 ‎$d13‎$e1‎$a1985‎$n13‎$o3‎$k1985‎$0 ‎$d13‎$e5‎$a1985‎$0 ‎$d13‎$e8‎$a1986‎$n13‎$o12‎$k1986‎$0 ‎$d13‎$e15‎$a1986‎$n13‎$o21‎$k1986‎$0 ‎$d13‎$e24‎$a1986‎$0 ‎$d14‎$e4‎$a1987‎$n14‎$o5‎$k1987‎$0 ‎$d15‎$e10‎$a1988‎$0 ‎$d15‎$e12‎$a1988‎$0 ‎$d16‎$e3‎$a1989‎$0 ‎$d16‎$e6‎$a1989‎$0 ‎$d16‎$e11‎$a1989‎$0 ‎$d17‎$e2‎$a1990‎$n19‎$o3‎$k1992‎$0 ‎$d19‎$e5‎$a1992‎$n19‎$o7‎$k1992‎$0 ‎$d19‎$e9‎$a1992‎$n19‎$o11‎$k1992‎$0 ‎$d20‎$e3‎$a1993‎$n20‎$o5‎$k1993‎$0 ‎$d20‎$e7‎$a1993‎$0 ‎$d20‎$e9‎$a1993‎$n20‎$o10‎$k1993‎$0 ‎$d20‎$e12‎$a1993‎$0 ‎$d21‎$e4‎$a1994‎$n21‎$o6‎$k1994‎$0 ‎$d21‎$e9‎$a1994‎$0 ‎$d22‎$e5‎$a1995‎$0 ‎$d22‎$e8‎$a1995

A97 27-05-19 16:55:21.000

A98 130012305:17-05-19

A99 637949382

Grâce à ce stage, j’ai eu l’occasion d’assister à la demi-journée des bibliothèques associées organisée par le SCD AMU qui soulignait l’importance du travail en réseau au niveau de la valorisation. J’ai pu mieux cerner les pratiques et missions des métiers des bibliothèques.

“Immersion documentaire au service des périodiques de la médiathèque”, par Caroline Mienville. Publié sur Médiathèque & Méditerranée le 4 juillet 2019. Lien : https://mediatec.hypotheses.org/8291, consulté le 2 octobre 2020

 


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