Intégration du catalogue de la bibliothèque au SUDOC et au catalogue de l’Université AMU. La suite …

Depuis le début de l’année 2019, la médiathèque en étroite collaboration avec l’équipe de l’ingénierie documentaire du service commun de la documentation (SCD) a lancé l’intégration de l’ensemble du catalogue de la médiathèque (ouvrages et périodiques) dans le Système universitaire de documentation (SUDOC) et au catalogue Koha de l’université Aix-Marseille.

Cette intégration au SUDOC est l’aboutissement de longs échanges qui ont permis la signature d’un protocole d’association entre le SCD et la MMSH en avril 2018.

Pour les périodiques : plus de 2100 collections  dont 247 en arabe sont déjà signalés dans le SUDOC sur un ensemble de 4150 signalé dans catalogue du SCD.

Pour les ouvrages : début 2019, nous avons livré aux équipes du SCD et de l’ABES, les fichiers d’export des 155 000 exemplaires de la bibliothèque. Des procédures automatiques et manuelles sont déployées pour comparer les données de la MMSH aux fichiers du SUDOC selon les étapes suivantes :

  • La phase I a permis l’identification des titres déjà présents dans le SUDOC (environ 30 000) et la localisation par le Numéro international normalisé du livre (ISBN).
  • La phase II a consisté à comparer les notices restantes en fonction du critère « Date de publication-auteur-titre » ; ce qui a permis de localiser 40 000 notices supplémentaires.
  • La phase III va permettre d’intégrer directement au SUDOC toutes les notices n’ayant pu être exemplarisées lors des phases I et II à condition qu’elles répondent aux normes obligatoires de création de notices dans le SUDOC.
  • La phase IV couvre des notices n’ayant pu être intégrées lors des 3 phases précédentes. Ce sont des notices qui ne peuvent pas être alignées par traitement automatique sur les normes actuelles. Il faudra diagnostiquer ces différences et prévoir un traitement spécifique pour leur intégration. Ces notices proviennent d’anciens catalogues où elles n’étaient pas rédigées au format UNIMARC.

A ce jour, le nombre de notices localisées lors des deux premières phases s’élève à 95 000 soit la moitié des notices présentes dans notre ancien catalogue.

Depuis la rentrée de septembre 2019, la production dans le catalogue de la médiathèque est arrêtée. Les nouvelles acquisitions sont uniquement cataloguées dans le SUDOC et dans le catalogue du SCD d’AMU. L’intégration des données locales, la gestion des lecteurs et la prêt se font désormais uniquement dans ce dernier catalogue. Ce qui implique de nouvelles modalités de prêt pour nos lecteurs (voir billet).

A noter que jusqu’à la fin des opérations de migration (estimée à fin 2020), deux environnements vont coexister pour la recherche documentaire :

  • le catalogue de la Médiathèque Mediabase
  • le catalogue du SCD d’AMU Koha.

La circulation des documents (prêt et retour) sera aussi effectuée par cette double gestion pour les ouvrages non encore versés dans le  catalogue collectif (fonds spécifiques et une grande partie des ouvrages en arabe).


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